खर्च लेखाङ्कन गर्दा बजेटदेखि भुक्तानीसम्मका प्रक्रिया अनिवार्य रूपमा पालना गर्नुपर्ने

काठमाडौं । सरकारी निकायले खर्च लेखाङ्कन तथा भुक्तानी गर्दा प्रचलित आर्थिक कार्यविधिसम्बन्धी कानुन र स्वीकृत बजेटको सीमाभित्र रहेर निर्धारित प्रक्रिया अनिवार्य रूपमा पालना गर्नुपर्ने व्यवस्था गरिएको छ। सरकारी लेखा निर्देशिका, २०७३ अनुसार खर्च गर्नुअघि सम्बन्धित खर्च शीर्षकमा बजेट विनियोजन भए–नभएको र विनियोजित रकममध्ये खर्च गर्न पर्याप्त बजेट बाँकी रहे–नरहेको यकिन गर्नुपर्नेछ।

कुनै योजना वा कार्यक्रमसँग सम्बन्धित खर्च भएमा उक्त योजना स्वीकृत भएको हुनुपर्नेछ। त्यस्तै, वैदेशिक स्रोतबाट व्यहोर्ने खर्चका लागि सम्बन्धित सम्झौता प्रभावकारी भएको र महालेखा नियन्त्रक कार्यालयबाट स्रोत फुकुवा पत्र प्राप्त भएको सुनिश्चित गर्नुपर्ने व्यवस्था छ। नयाँ आर्थिक वर्ष सुरु भएपछि कार्यालय प्रमुखले स्वीकृत बजेटको सीमाभित्र रही निर्धारित कार्यक्रम तथा कार्यमा मात्र खर्च गर्नुपर्नेछ।

सम्बन्धित बजेटअन्तर्गत रकम खर्च गर्दा अधिकारप्राप्त अधिकारीबाट स्वीकृति लिएर मात्र खर्च गर्नुपर्नेछ। खर्चको लेखाङ्कन गर्दा बिल, भरपाईलगायत आवश्यक प्रमाणसमेत संलग्न गरी अभिलेख राख्नुपर्ने व्यवस्था छ। बिल वा भरपाई प्राप्त गर्न नसकिने प्रकृतिका सानातिना खर्चका हकमा खर्च गर्ने कर्मचारीले प्रमाणित गरी अधिकारप्राप्त अधिकारीबाट समर्थन गराएर लेखा राख्नुपर्नेछ।

सरकारले तोकेको विशेष खर्च, शान्ति सुरक्षा तथा गोप्य प्रकृतिका खर्चमा बिल तथा भरपाई देखाउन उपयुक्त नहुने अवस्थामा नेपाल सरकारले तोकेको अधिकारीले खर्च गरी सोहीअनुसार तोकिएको अधिकारीबाट समर्थन गराएर लेखा राख्नुपर्ने निर्देशिकामा उल्लेख छ।

सरकारी निकायबाट तालिम, सेमिनार, गोष्ठी तथा कार्यशाला सञ्चालन गर्दा कार्यक्रमको कार्ययोजना र लागत अनुमान तयार गरी अधिकारप्राप्त अधिकारीबाट स्वीकृत गराउनुपर्नेछ। स्वीकृत कार्यक्रम सम्पन्न भएपछि निर्धारित कार्ययोजनाअनुसार काम भए–नभएको, कार्यक्रममा प्रयोग भएका सामग्रीको विवरण तथा बिल, भरपाईसहितको खर्च खुल्ने गरी प्रतिवेदन तयार गर्नुपर्ने व्यवस्था गरिएको छ।

यस्तो प्रतिवेदन अधिकारप्राप्त अधिकारीबाट स्वीकृत भएपछि कार्यक्रममा खर्च भएका र खर्च भएर जाने सामग्रीका लागि खरिद आदेश तथा दाखिला प्रतिवेदन तयार गरी कार्यालयको जिन्सी खातामा आम्दानी तथा खर्च जनाउनुपर्नेछ। विकास आयोजनातर्फका खर्चमा योजनाको सर्वेक्षण, डिजाइन, लागत अनुमान तथा कार्यक्रम तयार गरी स्वीकृत गराएपछि बजेटमा निर्धारित रकमबाट मात्र खर्च गर्नुपर्ने निर्देशिकाले स्पष्ट गरेको छ।

कार्यालय प्रमुखले आफूले जिम्मा लिएको सरकारी रकम तथा त्यसको हिसाब–किताब, बिल, भरपाई र प्रमाण आर्थिक प्रशासन शाखा प्रमुखसमक्ष राख्ने वा राख्न लगाउने सम्पूर्ण जिम्मेवारी बहन गर्नुपर्नेछ। साथै, खर्च गर्दा स्वीकृत बजेटको सीमाभित्र रहेर मात्र खर्च स्वीकृत गर्नुपर्ने व्यवस्था छ।

कुनै रकम भुक्तानी गर्दा भुक्तानी पाउने व्यक्ति वा संस्थाले रकम पाउनुपर्ने हो वा होइन भन्ने विषयमा आवश्यक जाँच गर्नुपर्नेछ। खर्च भएका सबै बिल तथा भरपाईमा क्रमिक नम्बर राखी कार्यालय प्रमुखले तोकेको कर्मचारीले ‘भुक्तानी भएको’ जनाउने छाप लगाएर हस्ताक्षर गरी प्रमाणित गर्नुपर्नेछ।

भौचर तयार गर्दा गल्ती वा केरमेट भएमा भौचर स्वीकृत गर्ने अधिकारीले केरमेट भएको व्यहोरा रुजु गर्नुपर्नेछ। तर धेरै केरमेट भएको अवस्थामा नयाँ भौचर तयार गर्नुपर्ने व्यवस्था छ।

आर्थिक प्रशासन शाखा प्रमुखले आर्थिक कारोबार तथा जिन्सी व्यवस्थापनका क्रममा सरकारी नगद तथा जिन्सीमा हिनामिना, हानि–नोक्सानी वा लापरबाही हुन नदिन आवश्यक सुरक्षा तथा संरक्षणको उचित प्रबन्ध गर्नुपर्नेछ। प्रचलित कानुनबमोजिम प्रक्रिया पूरा नभएको आर्थिक कारोबारको भुक्तानी दिन, भुक्तानीका लागि पेस गर्न वा भुक्तानीका लागि सिफारिस गर्न नहुने निर्देशिकामा उल्लेख छ।

आर्थिक कारोबार गर्दा कानुनबमोजिम प्रक्रिया पूरा भए–नभएको जाँच गरी प्रक्रिया पूरा भएको अवस्थामा मात्र भुक्तानीका लागि पेस गर्नुपर्नेछ। प्रक्रिया पूरा नभएको वा आफ्नो रायविपरीत कुनै कागजात सदर भई भुक्तानीका लागि प्राप्त भएमा आर्थिक प्रशासन शाखा प्रमुखले प्रक्रिया पूरा नभएको व्यहोरा स्पष्ट रूपमा लिखित रूपमा उल्लेख गरी कार्यालय प्रमुखसमक्ष पेस गर्नुपर्नेछ।

त्यसपछि कार्यालय प्रमुखको लिखित आदेशअनुसार खर्च गर्नुपर्ने र यसरी भएको खर्चलाई नियमित गराउन सात दिनभित्र कार्यालय प्रमुखसमक्ष पेस गर्ने जिम्मेवारी कार्यालय प्रमुखको हुने व्यवस्था छ। यस्तो निर्णयको जानकारी आर्थिक प्रशासन शाखा प्रमुखले सम्बन्धित लेखा परीक्षण कार्यालय तथा कोष तथा लेखा नियन्त्रक कार्यालयसमक्ष तुरुन्त पठाउनुपर्ने निर्देशिकामा उल्लेख गरिएको छ।